高效时间管理法则

UPLOAD TIME:2021-02-07 SOURCE:VIEWED:14


2021年1月,埃隆·马斯克强势占据各大媒体头条:新晋全球首富, “猎鹰-9”一箭143星打破单次发射卫星数量最多的世界纪录,国产Model Y正式上市。人们惊异地发现这位“硅谷钢铁侠”同时在7家公司担任重要角色,并且每家公司都在各自领域具有颠覆行业的潜力。早在2017年,美国连线杂志给马斯克算了一笔账,发现他一年的工作效率相当于别人的八年。这些即使有“三头六臂”或者“影分身”都难以做到的事,马斯克到底是如何实现的? 这得益于他高效的时间管理术。

具备高效时间管理能力,对于从事任何职业的人来说都是竞争力上一个大大的加号。能否高效利用每周40个小时的工作时间,对于大部分人来说决定了能否实现工作和生活的平衡。 特别是对于猎头顾问来说,时间是自己投入最大的成本,time = offer = money。下面是Partner One总结的一些时间管理法则。


01

几个前提和原则

Primises and Principles


 1 

任务梳理

使用时间管理法则的前提是对自己的任务进行梳理,列出To Do List,你需要以下几个能力:

  • 目标分解能力:能够将自己中长期目标分解为短期目标,例如将季度目标分解到月目标和周目标,周目标分解成日目标

  • 任务分解能力:将任务按照计划和时间分解为小任务模块

  • 判断能力:能够判断事情的轻重缓急,以及根据自己的精力和习惯安排任务时间,包括什么时间做,多久完成

  • 灵活调整能力:能根据实际情况和突发状况,灵活调整目标和工作计划

 2 

单任务原则

一个时间段只做一件事,尽量做到高效且不被打扰。很多人会标榜自己的“多任务管理能力”,但实际上还是将每项任务分解成了不同的碎片任务,然后分配在时间单位上处理。本质上来说,在一个时间单位内专注做一件事,才能够保证高效完成任务。即使是马斯克,同一个时间也只能专注在同一件事情上,甚至为了防止自己的思绪被打扰,他在工作中更倾向于使用邮件而不是即时沟通软件。


 3 

收件箱清零4D原则

每收到一封邮件都要判断如何处理,坚持每天清空收件箱。

  • Delete 删除:不重要的邮件可以选择归档或删除,针对某些特定类别的邮件,可以制定收信规则自动处理

  • Do 行动:简单/重要的事情,直接回复或处理

  • Delegate 委任他人:阅读时直接转发给别人处理

  • Defer 暂时搁置:不太紧急的邮件,放在特定的文件夹中,同时在To do list上做好标记


02

四象限法则

Four Quadrants


将任务按照紧急度和重要度划分到四个不同的象限,在分别采取不同的处理方式:

第一象限:重要且紧急的事,要立刻搞定

如:危机处理,有时效性/期限压力的工作


第二象限:重要但不紧急的事,要安排好计划,平常多抽出时间处理。

如:长期工作规划,防患于未然的改善,构建人脉/知识网络

 

第三象限:紧急但不重要的事情,有选择性的做,学会说“不”。

如:预定聚餐的餐厅,突然的会议、电话和访客

 

第四象限:不紧急也不重要的事,尽量舍弃。

如:无意义的谈话



时间四象限法则在使用上,要注意区分第二、三象限的工作。高效的时间管理者会把80%的精力投入在第二象限的工作上,来达到让第一象限无限缩短的目的,预防自己无目的“瞎忙”。 而第三象限的事情在表面上看似迫切,给人“重要”的错觉,实质上即使重要也只是对别人而言的。聪明的时间管理者会尽可能收缩第三象限、舍弃第四象限。



03

时间盒法则

Timeboxing


马斯克最常用的时间管理术叫做Timeboxing(时间盒)法则, 被HBR列为最有效的时间管理工具。他把自己的时间按照“5分钟”为一个单位(a timebox),给每一项任务规定时长,在预算时间内完成。这个法则的本质是将你列出来的To Do List中每一项任务赋予时间,放进日程表中。它利用了“deadline是第一生产力”的原理,为每一个任务划分了明确的时间框,在很大程度上帮助你规避拖延症并且克服完美主义。使用Timeboxing能够让你对自己的任务规划和能力有更明确清晰的认知,对于一些无关紧要(上述三、四象限)但可能耗费精力的任务采取更合理和果断的处理方式,比如学会说“不”或者委派给他人。

Timeboxing有助于集中注意力,提高工作效率。在时间盒法则中,为了在规定时间内完成任务,很多潜在分散注意力的任务被提前处理或规避,你会自然地专注在当前任务中,并且在“deadline效应”影响下更高效处理工作。

Timeboxing法则不仅可以用来规划工作任务,还是实现工作生活平衡的绝佳手段。事实上,时间盒法则可以使用在所有占用你时间的事情上——休闲,家庭,爱好等。如果你总是不知不觉在手机、社交、短视频上面消耗掉过多时间,你可以使用时间盒法则,在规定的时间专心上网冲浪,预设时间结束的时候,开始下一个事项。

由于时间盒法则中的单位时间较短,任务安排比较密集,可以设立激励机制来奖励自己完成某项重要任务。即使只是小到一杯水或者站起来在窗边走动一下,深呼吸一分钟等等,都可以是切换任务模式和调整自己的良好手段。




04

回顾的重要性


Review Matters

高效时间管理的最后一步是回顾和复盘,通过回顾列出的To Do List和检查任务进展情况,能够及时更新和安排接下来的任务和时间。在回顾中,不需要对没有在计划中完成的任务过于责备自己,因为时间已经过去了,重要的是如何通过后续安排调整工作进展,降低因为滞后造成的影响。

定期回顾是养成良好时间管理习惯的关键步骤,通常在每天工作结束后对当天的任务进行回顾,可以在工作状态中合理安排第二天的工作,缩短第二天梳理清单所需要的时间。配合每周整体回顾工作进展和计划,能够有效帮助中长期目标和任务的管理。